در ابتدای نشست دکتر اینانلو ضمن تقدیر از همکاری‌های صورت گرفته در مسیر جابحایی بخش‌ها و بهبود وضعیت بیمارستان گفت: خوشبختانه مجتمع از نظر درآمد نسبت به سال گذشته به جهش قابل ملاحظه ای دست یافته است و این مایه امیدواری است تا بتوان در پرداختی به کارکنان و خرید تجهیزات پزشکی انتظار بهبود داشته باشیم.
رئیس مجتمع اعلام کرد: با پیگیری معاونت درمان مجتمع پروژه‌ای کوتاه مدت را تعریف کرده‌ایم که سابقه اجرای پراکنده در برخی بخشهای مجتمع را دارد.
وی افزود: به منظور یکپارچه سازی و تسریع هوشمندسازی بیمارستان و حذف کاغذ از فرایندهای بیمارستانی، مقرر شده است الگوهای خلاصه پرونده و شرح عمل با نظر اساتید و بصورت تایپی برای هر بخش طراحی شود و درHIS بارگزاری گردد.
رئیس مجتمع ادامه داد: این امر ضمن کمک به صرفه جویی در هزینه‌های ناشی از مصرف کاغذ، تسریع امور، باعث کاهش کسورات بیمه‌ها ناشی از ناخوانا بودن شرح عمل ها و سایر گزارشات خواهد شد به تدریج به سمت پرونده کاملا الکترونیک پیش خواهیم رفت، زیرا بیمه ها به تازگی پذیرفته اند تا برگه های آزمایشات و رادیولوژی ضمیمه پرونده نباشد.
در ادامه حاضرین در خصوص اعلام نظر مستند و مکتوب مراجع دانشگاهی، درخصوص تغییر برنامه موردی حضور اعضای هیئت علمی بحث و تبادل نظر کردند.
دکتر اورندی در ابتدای سخنان خود ضمن تایید سخنان رئیس مجتمع در خصوص اهمیت تسریع حرکت به سمت الکترونیکی شدن کامل پرونده‌ها گفت: علاوه بر کاهش بار مالی، بهبود وضعیت ظاهری پرونده ها و مدیریت بهتر بایگانی پرونده ها، ماموریت ما در این زمینه باعث بهبود مستندسازی نیز خواهد شد.
وی در ادامه بر اهمیت ثبت به موقع وقایع از جمله دقیق بودن و کامل بودن آنچه که دیده می شود و اقدامات بعدی تاکید کرد.
معاون درمان افزود: ثبت فرد ارائه دهنده خدمت، ثبت نوع خدمت و دلایل و مکان انجام خدمت بسیار مهم و حائز بار قانونی و مالی است لذا باید ممهور به مهر افراد باشد.
ثبت طرح درمان مناسب، ردیابی روند سیر بیماری و ایجاد ابزار ارتباطی برای کسانی که پرونده را می‌خوانند و همچنین تشکیل سند قانونی به منظور حمایت از تیم درمان و در نهایت سند مالی بیمه ها برای پرداخت از دیگر دلایلی بود که معاون درمان در راستای اهمیت مستندسازی پرونده های بالینی عنوان نمود.
دکتر اورندی اهم چالش های مستندسازی در مجتمع را ثبت اطلاعات نادرست، ناخوانا و ناقص، در برگه های خلاصه پرونده، شرح حال، دستورات پزشکی دانست و مهمترین مضرات مستندسازی نامطلوب را به شرح زیر تبیین کرد: تهدید سلامت بیمار، ایجاد مشکلات متعدد برای بیمار در پیگیری درمان، مسایل قانونی و حقوقی(ارجاع پرونده ها به پزشکی قانونی، بیمه های تکمیلی، حوادث شغلی، ازکارافتادگی و …) و ایجاد مشکلات برای ارایه دهندگان (افزایش کسورات بیمارستانی، خطاهای پزشکی و افزایش شکواییه ها) و پس از مروری بر اصول و ملاحظات مستندسازی پرونده های بالینی گزارشی از عمده نواقص پرونده های مجتمع ارائه داد.
معاون درمان مجتمع در پایان از روسای بخشها خواست تا با نظارت بر فعالیت دستیاران در بخشها و ارائه بازخورد این نشست به فراگیران، حوزه درمان و درامد را در مسیر بهبودی مستندسازی یاری کنند.
در انتهای نشست برخی از روسای بخش‌ها درخصوص چالش‌های الکترونیک‌سازی پرونده‌ها از جمله کمبود رایانه در درمانگاه ها، اتصال رجیستری بخش نوزادان به HIS بیمارستان، اختلال و کندی مکرر شبکه، عدم ایجاد تغییرات درخواستی از واحد فناوری اطلاعات در نرم افزار HIS و همچنین مشکل جستجوی نتایج تصویربرداری بیماران گذشته برای امور پژوهشی مطالبی را مطرح نمودند.
دکتر نوید مقدم در پاسخ به سوالات توضیحاتی ارائه داد از جمله اینکه در گام اول طبق مصوبه تیم مدیریت و رهبری مجتمع، الکترونیک شدن برگه های شرح عمل و خلاصه پرونده در HIS قابل اجراست.
وی افزود: نرم‌افزار تیراژه قابلیت ورود اطلاعات از نرم افزارهای ثالث مانند رجیستری و پرونده الکترونیک را نمی‌دهد و پیگیری‌ها برای راه‌اندازی پرونده الکترونیک تاکنون بی نتیجه مانده است.
بنابراین در تمام مواردی که همکاری لازم از سوی شرکت تیراژه انجام نشده است ما به دنبال یافتن راه‌حل از طریق نرم‌افزارهای ثالث با دسترسی به بانک اطلاعات HIS ضمن کسب مجوز از دانشگاه هستیم.
وی ادامه داد شرکت بایوارک با فراهم اوری امکان تایپ صوتی در نسخه نویس گام بلندی برای تسهیل الکترونیک سازی پرونده های سرپایی برداشته است.
از سوی دیگر درخصوص راه اندازی دسترسی خارج از بیمارستان برای بیماران و پزشکان به تصاویر پکس نیز مکاتبات لازم با دانشگاه جهت اخذ مجوز خرید لایسنس انجام شده است.
وی افزود: درخصوص استفاده از کد ملی بعنوان شناسه شاخص بیماران در سیستم پکس، با توجه به حضور بیماران اتباع و گمنام و لزوم دسترسی به آخرین تصویربرداری های بیمار در هر بستری، تصمیم کمیته های مربوطه در بیمارستان، استفاده از کد پذیرش بعنوان کد اصلی ثبت اطلاعات بیمار بوده است و در صورت تصمیم‌گیری می توان در سطح کاربری اطلاعات دیگر مانند کد ملی و شماره پرونده را در هنگام ثبت تصویر، در فیلدهای اختیاری وارد نمود.
گفتنی است دسترسی به کد پذیرش بیمار از طریق HIS و با استفاده از کد ملی امکان‌پذیر است.
همچنین دسترسی به آزمایشات، پاتولوژی و رادیولوژی بیمار نیز برای مراجعین درمانگاه دارای پرونده بستری از قسمت خلاصه پرونده نرم‌افزار درمانگاه وجود دارد.
همچنین دانشگاه برای الکترونیک کردن پرونده های درمانگاه نرم‌افزار بایوارک را انتخاب نموده است و در صورت ارائه فرم‌های منتخب توسط گروه‌ها، قابلیت تکمیل اطلاعات بصورت فرم‌های پیش فرض، قابل اجراست.